Gir du nok oppmerksomhet i møter? Lær deg noen knep!

Fra tid til annen kommer jeg over tips og gode råd om hvordan jeg skal bli en god møteleder. Det undrer meg alltid når jeg leser disse hvorfor ingen nevner det som virkelig betyr noe for folk flest. Nemlig å bli sett og hørt på en respektfull måte.

I en verdensomspennende undersøkelse fra Gallup slås det fast at 67 prosent av de som skifter jobb gjør det fordi de ikke føler seg sett av lederen sin. Mange mennesker er underernærte på oppmerksomhet, og verken lederne eller personalavdelingen er klar over det eller forstår hva de kan gjøre med det, meldte Ukeavisen Ledelse for en tid tilbake.

Kanskje er det på tide at vi lærer oss noen enkle teknikker for å gi medarbeiderne våre den oppmerksomheten de fortjener? Hva med å starte på møtene? Der er vi jo samlet uansett. Min erfaring er at møter fort kan bli veldig mye bedre, effektive og kreative når jeg som møteleder samtidig “ser” møtedeltakerne og gir alle oppmerksomhet ved hjelp av et par enkle verktøy. For når vi opplever at lederen bryr seg om, og er villig til å lytte til, hva vi tenker og føler frigjøres mye energi til det møtet egentlig handler om.

Derfor lærer jeg alle ledergrupper jeg jobber med de følgende to enkle, og nesten innlysende, møteverktøyene:

Verktøy 1:  Innloggingsrunde

Når møtet starter, og alle har skrudd av mobiltelefonene og satt seg ned, så innleder du møtet med å invitere til en innloggingsrunde. Hver enkelt får 1-2 minutter til å si noen ord om hvordan de har det akkurat nå. For eksempel kan noen si: “Jeg kommer rett fra en opprivende samtale med kunde NN og føler meg faktisk litt satt ut”, eller “Nå har jeg masse energi for jeg har fått gjort så mye hittil i dag”, eller “Det jeg er mest opptatt av nå er konflikten jeg har med markedsavdelingen. Den trenger jeg hjelp til”, osv. Sistnevnte krever et tilbud om å sette saken på agendaen for møtet (hvis det passer) eller avtale om annen oppfølging.

Hva får dere igjen for å bruke tid på dette? Jo, alle får vite noe om hvilken energi de andre har med seg inn i møtet, hva de er opptatt av eller hva som plager dem. Når de har satt ord på det er det lettere å legge dette fra seg og være 100 prosent til stede i møtet. Og det får dere utrolig mye igjen for!

Verktøy 2:  Runde med oppmerksomhet på hver enkelt

Følg agendaen og fortell det du skal fortelle om en sak eller la en annen møtedeltaker komme med sitt innlegg om en aktuell sak.

Inviter deretter til en runde der alle får si noe UTEN å bli avbrutt eller kommentert. Si f.eks.: “Ok, jeg foreslår at vi tar en runde og deler noen tanker om dette. Hva kommer opp i deg av tanker, følelser og reaksjoner når du hører om disse endringene/forslagene/tiltakene? Kan du begynne Morten?”

Viktig:

• Den som snakker skal få snakke uavbrutt.
• Innleggene skal ikke kommenteres underveis, men lederen kan gjerne summere opp eller ta en nødvendig beslutning når runden er over.
• Det er greit å ikke ha noe å si, men alle skal få muligheten. Dersom du stiller gruppen det åpne spørsmålet “er det noen som vil si noe?” så vil ofte bare de ivrigste (de som alltid sier noe) ta ordet, og du mister masse informasjon om motstand og skuffelser, engasjement og støtte, kreativitet og kritiske spørsmål fra de møtedeltakerne som ikke er de mest høylytte. Noen trenger litt tid, og ikke minst muligheten, for å si noe. Til gjengjeld kommer det da ofte svært nyttige eller kloke ting.

Når du ved hjelp av disse to enkle verktøyene tillater alle å få dele både kreativitet, motstand, håp og sårbarhet så skaper du samtidig et rom fylt med tillit. For tillit skapes ved å gi av seg selv. Altså må du som leder også gi først. Det handler om å sette ord på både fakta, fantasier og følelser, og om å gi sin oppmerksomhet til hver enkelt.

Gode ledere tar alltid flere slike runder i løpet av et møte. Det krever trygghet og handlekraft. Dessverre er så alt for mange ledere ikke en gang klar over kraften i disse enkle teknikkene. Men nå er i alle fall du klar over dem og kan begynne å bruke dem. Det er bare å starte på neste møte…

Lykke til med bedre møter!

Illustrasjonsbildet er fra Scandinavian StockPhoto

Likte du denne artikkelen?
Klikk den blå knappen nedenfor så slipper du gå glipp av den neste.

Kjenner du noen som kan ha nytte av å lese dette?
Vær raus! Del artikkelen med dine venner og kolleger. Takk :-)